甘肅金地燃氣股份有限公司 實施檔案管理云儲存

          實施檔案管理云儲存           

我公司從集團下發檔案管理辦法以來，檔案管理工作逐漸的形成了模式，檔案對一個單位的發展具有重要意義，因此對檔案工作的重視程度以及檔案管理工作的規范程度，不僅可以作為衡量一個單位工作成果的依據，也能直接體現單位各項管理工作的規范性。

一個企業，檔案的完整歸檔不能只體現在紙質材料的歸檔，就現在大數據時代下的工作，我們離不開電子檔案，如果只靠紙質檔案，它肯定在完全性、方便性、效率性上會影響很多，

我公司從2019年底開始試行檔案管理三保險，規范紙質版的檔案可以為單位未來發展提供最完備的準備資料；重要設計、影像資料、重要臺賬及掃描文件批復等存于硬盤，便于物件歸檔；所有紙質影像資料上傳至云盤，電子保存，便于檔案查詢的快捷性和共享性，9月中旬，企業云盤檔案管理已具備各級管理條件，在我公司已經正式實施。

企業云盤總共分為三大模塊：

一、企業空間

    企業空間屬于公司級別管理空間，各個部門在自己所屬的領域進行重要資料、檔案進行上傳，同時還可以按照年份、類別、屬性等進行詳細劃分，此空間上傳內容為公司級別所有需要歸納的檔案，各部室只能夠上傳各部室各自領域的，可以是以部門區分來建立文件夾，也只能查詢到各自上傳的檔案，部門之間互相無法查看，但是最高管理員（檔案管理者）就可以看見各個部室上傳的檔案，這樣，便于管理員能夠在所需之時會計的查詢下載，同時在設置好權限以后，也杜絕了電子類檔案的清空或丟失。

二、協作空間

    企業空間中各個部門都有自己的文件或文件保管目錄，云網盤可提供統一保存空間，方便部門內部隨時調用，例如：部門制度、產品資料、常用文件。上級單位可能會發布企業的標準文件，例如合同模板、企業資質文件等。云網盤可進行統一發布管理，發布標準文件，方便各個分支機構查詢使用。

  企業內的工作都是通過各種協作完成的，有部門內部的協作，部門間的協作，或者臨時組織的協作。協作過程中就會形成各式各樣的文檔，例如項目進度匯報、各類清單、活動照片、視頻資料，這些文檔需要放在一個位置進行共同查看，或者共同編輯修改，傳統方式經常導致文件被覆蓋、誤刪除、查看不到、查找不方便的問題，導致協同工作困難，云網盤提供了協作機制，通過協作功能，在協作下可以上傳、下載文件，也可以建立文件夾，這樣就給各種協同的組織提供了一個安全可靠的文件儲存方式�？梢宰远�義協作成員，設置每一個成員的權限，可以選擇讓其查看或者上傳文件。

三、工作空間

    工作空間相當于個人的私密空間，可以用來保存個人獨立的工作文檔、資料、影像資料等，這個版塊是包括管理員在內其他人都看不見，沒有權限設置，只能為賬號本人所擁有，可管理個人的工作文件，可將工作文件目錄自動上傳至云端。保證工作文件的安全性。避免個人操作錯誤或者意外導致重要資料丟失。

這三個空間是不光在電子檔案管理上起到了便捷的作用還將我們平時的文件歸納安全性起到了很好的保護作用，當然，使用云盤管理電子檔案最大的好處就在于經過權限設置后，所有人都無法將上傳的資料進行刪除。

我公司電子檔案管理模式啟動以來，促使我公司的檔案管理工作做到了更加規范、更加安全、更加完整。

甘肅金地  黃麗人